Koszty eksploatacyjne w biurowcach nieco różnią się od tych, które ponosimy na co dzień w naszych domach. Wydatki ponoszone przez właściciela inwestycji możemy podzielić na dwie grupy: CapEx (Capital Expenditure) – czyli wydatki kapitałowe oraz OpEx (Operating Expense) – czyli wydatki (koszty) operacyjne. CapEx skupia się nakładach poniesionych na inwestycje, natomiast OpEx to wydatki ponoszone w trakcie korzystania z obiektu, które związane są z jego eksploatacją. Wydatki (koszty) operacyjne OpEx dzielą się na te, które ponosi właściciel oraz na te, które ponosi najemca.
Koszty najemcy to, tzw. koszty eksploatacyjne, czyli realne koszty związane z utrzymaniem biura. Stanowią one niezwykle ważny element kosztów w firmie, dlatego każdy najemca powinien znać dokładnie elementy kosztów eksploatacyjnych. W artykule, poniżej, wymienię i opiszę koszty eksploatacyjne, które będziesz płacił zawierając umowę najmu w biurowcu.
KOSZTY EKSPLOATACYJNE W BIUROWCACH – ELEMENTY
- MEDIA
- UBEZPIECZENIE
- OCHRONA
- ZARZĄDZANIE NIERUCHOMOŚCIĄ
- OBSŁUGA TECHNICZNA
- SPRZĄTANIE
- PODATKI I UŻYTKOWANIE WIECZYSTE
- INNE
MEDIA
W skład mediów, które opłaca najemca wchodzi: energia elektryczna, energia cieplna, gaz (jeżeli jest w budynku), woda oraz opłata za odprowadzanie i oczyszczanie ścieków. Media rozliczane są najczęściej na podstawie liczników, ale czasami są też rozliczane ryczałtowo (obliczane proporcjonalnie do zajmowanej powierzchni).
Aktualnie w Warszawie wysokość kosztów eksploatacyjnych kształtuje się od 18 – 25 zł/m2 wynajmowanej powierzchni. Powodem takiej różnicy w ich wysokości jest wiele czynników, m. in. wiek budynku, zastosowanie w biurowcu nowoczesnych, ekologicznych technologii związanych z oszczędzaniem energii i wiele innych czynników.
Coraz bardziej popularne na polskim rynku nieruchomości komercyjnych stały się certyfikaty ekologiczne, takie jak: LEED oraz BREEAM. W budynkach, które posiadają te certyfikaty zastosowano liczne rozwiązania proekologiczne, które związane są z oszczędzaniem energii, wody oraz z izolacją cieplną. Wpływa to na obniżenia kosztów eksploatacyjnych, szczególnie w kwestii mediów.
UBEZPIECZENIE
Elementem kosztów eksploatacyjnych jest również ubezpieczenie nieruchomości – pełny zakres ubezpieczenia oraz OC. Ubezpieczenia stanowią przeważnie najmniejszy udział w kosztach eksploatacyjnych.
OCHRONA
Koszty obsługi recepcji oraz ochrony są pokrywane przez najemców i stanowią kolejny składnik kosztów eksploatacyjnych. Godziny pracy recepcji są dostosowane do pracy firm w biurowcu.
Liczba pracowników ochrony jest uzależniona od powierzchni budynku. Ochrona biurowca pracuje przeważnie w systemie całodobowym. Obecnie coraz częściej zdarza się, że budynki odchodzą od tej praktyki i stosują nadzór za pomocą monitoringu i alarmu. W zakres obowiązków pracowników ochrony wchodzi oczywiście ochrona fizyczna, ale również nadzór nad działaniem systemów i zgłaszanie sygnałów z BMS (automatyka budynkowa) do zarządcy i serwisu technicznego.
Różnice w kosztach ochrony i obsługi recepcji mogą wynikać, np. z klasy budynku. W budynkach klasy A koszty obsługi recepcji mogą być większe, ponieważ wymagane są wyższe kwalifikacje od pracowników, co wiąże się z wyższym wynagrodzeniem. Natomiast, koszty ochrony mogą być wyższe w większych powierzchniowo inwestycjach, które posiadają wiele terenów zewnętrznych wymagających patroli.
ZARZĄDZANIE NIERUCHOMOŚCIĄ
Zarządzanie budynkiem to szeroko pojęta obsługa najemców. Zadaniem zarządcy nieruchomości jest utrzymanie budynku w stanie niepogorszonym. W zakres obowiązków zarządcy wchodzi: utrzymywanie kontaktu z najemcami i reagowanie na ich potrzeby, wystawianie faktur, rozliczenia, przygotowywanie budżetów, analiz i planów modernizacyjnych, nadzór nad stanem technicznym budynku, optymalizacja wydatków związanych z utrzymaniem budynku, windykacja. W przypadku mniejszych budynków zdarza się, również, że zarządca zajmuje się negocjacjami kontraktów, przygotowywaniem ofert oraz przedłużaniem umów z najemcami budynku. Ponadto, w niektórych biurowcach zadaniem zarządcy są niestandardowe obowiązki, które mają uatrakcyjnić budynek, np. organizowanie eventów dla najemców.
Co ciekawe, w Polsce obowiązki zarządcy znacząco wykraczają poza pracę administracyjną. W innych krajach, np. w Niemczech lub Wielkiej Brytanii praca zarządcy w biurowcach sprowadza się wyłącznie do administrowania.
OBSŁUGA TECHNICZNA
W kosztach eksploatacyjnych zostanie uwzględniona obsługa techniczna biurowca, czyli utrzymywanie biurowca w bardzo dobrym stanie technicznym. Są to wszelkie naprawy oraz przeglądy techniczne. Właściciele biurowców przeważnie oddają pod opiekę swoje budynki specjalistycznym firmom z branży FM (Facility Management), które zapewniają kompleksową obsługę techniczną dla całego budynku. Wyjątek stanowią serwisy wind oraz schodów ruchomych, które wymagają zewnętrznych firm specjalistycznych.
Korzystanie z systemu zarządzania budynkiem BMS obniża koszty obsługi technicznej, ponieważ ogranicza potrzebę fizycznej obecności techników.
BMS (Building Management System) to system automatyki budynkowej, który łączy wszystkie systemy budynku w jedną całość, co pozwala efektywnie i w sposób oszczędny zarządzać całym biurowcem.
SPRZĄTANIE
Koszty eksploatacyjne obejmują, również sprzątanie tzw. powierzchni wspólnych w budynku – holu recepcyjnego, korytarzy, toalet i kuchni (tylko tych, które znajdują się na powierzchniach wspólnych), garaży, uzupełnianie materiałów higienicznych, utrzymanie zieleni oraz odśnieżanie. W niektórych budynkach w przypadku szczególnych umów, w ramach kosztów eksploatacyjnych sprzątane są, również biura.
PODATKI I UŻYTKOWANIE WIECZYSTE
Podatek od nieruchomości oraz opłata za użytkowanie wieczyste (jeżeli występuje), również stanowią część kosztów eksploatacyjnych. Opodatkowane są grunty, budynki, budowle lub ich części.
W Warszawie dominuje użytkowanie wieczyste, ok. 30% właścicieli biurowców ma prawo własności gruntu. W innych, dużych polskich miastach prawo własności gruntu jest najczęściej spotykaną formą własności.
INNE
Poza wymienionymi wyżej składowymi kosztów eksploatacyjnych, mogą pojawić się inne opłaty. W skład kosztów eksploatacyjnych mogą wchodzić, również: bieżące naprawy i remonty, przeglądy budowlane, dezynsekcja, deratyzacja oraz sezonowe dekoracje. W kwestii bieżących napraw i remontów można spotkać się z różnymi stanowiskami. Niektórzy twierdzą, że powinien to być koszt właściciela, natomiast inni uważają, że jeżeli dotyczy to powierzchni wspólnej to koszt powinien być po stronie najemcy.
Wysokość kosztów eksploatacyjnych jest określona jako stała wysokość pobierana miesięcznie (koszty zryczałtowane) lub w formie miesięcznych zaliczek. W obu przypadkach w umowach najmu stosuje się zapisy o możliwości zmiany wysokości kosztów eksploatacyjnych. Ważnie jest, aby w umowie najmu dokładnie wymienić i opisać szczegółowo elementy kosztów eksploatacyjnych oraz terminy i sposoby ich płatności.
