Potrzeby firm związane z wynajmowaniem biura na przestrzeni lat ulegają zmianie. Postęp technologiczny sprawia, że wiele firm decyduje się na zmianę dotychczasowej formy pracy. Gdy pojawiła się możliwość pracy zdalnej (home-office), uległo zmianie podejście do pracy w stacjonarnym biurze. Dynamika zmian na rynku pracy stworzyła popyt na elastyczne rozwiązania w kwestii powierzchni biurowych. Popularnym rozwiązaniem są obecnie biura serwisowane oraz przestrzenie coworkingowe. Z artykułu dowiesz się czym charakteryzują się biura serwisowane oraz przestrzenie coworkingowe i co odróżnia je od tradycyjnych biur.
BIURA SERWISOWANE
Biura serwisowane, jak sama nazwa wskazuje, to biura z pełnym serwisem, czyli przygotowane do użytkowania. Formuła takiego biura opiera się na założeniu, że najemca nie musi inwestować w wyposażenie biura. Decydując się na biuro serwisowane, wraz z przestrzenią do pracy otrzymuje pełen pakiet usług oraz udogodnień (poniżej znajdziesz opis usług i udogodnień) niezbędnych do funkcjonowania firmy.
Biura serwisowane mogą wydawać się droższe od klasycznych biur. Jednak elastyczne i krótkoterminowe umowy najmu pomagają kontrolować budżet. Jeżeli, przykładowo pracujesz dwa razy w tygodniu, w biurach serwisowanych, jest możliwość opłaty tylko i wyłącznie za rzeczywisty czas pracy, a nie za cały miesiąc. Ponadto, jeżeli pracujesz sam nie musisz decydować się na całe biuro, ponieważ możesz wybrać miejsce w przestrzeni coworkingowej, np. hot desk. Fakt, że przestrzenie w biurach serwisowanych są w pełni wyposażone sprawia, że nie ponosisz kosztów kapitałowych i kosztów wyjścia.
Krótkoterminowe umowy najmu w biurach serwisowanych dają dużą elastyczność w przedłużaniu kontraktu. Przykładowo, można przedłużać umowę o miesiąc i nie trzeba decydować się na kontrakty roczne lub dłuższe.
Firma może zacząć pracę w biurze serwisowanym praktycznie od razu po podpisaniu umowy. Jest to możliwe, dzięki pełnemu wyposażeniu oraz przygotowaniu technicznemu, m.in.: okablowaniu powierzchni. Przygotowanie klasycznego biura do wynajmu zajmuje przeważnie około trzech miesięcy.
Biura serwisowane są dostępne w wielu atrakcyjnych, warszawskich lokalizacjach, np. G43 Office Center i Warsaw Trade Tower na Woli, Rondo 1 i Spektrum Tower w Śródmieściu (Centralny Obszar Biznesu), Park Rozwoju i Marynarska Passage na Mokotowie oraz Centrum Praskie Koneser na Pradze-Północ i Galeria Młociny na Bielanach.
COWORKING – CO TO JEST?
Coworking to dział biur serwisowanych, który wiąże się z pracą na wspólnej przestrzeni – co dodaje elementy współpracy i społeczności do obszaru roboczego. Możemy wymienić dwa rodzaje miejsc pracy w przestrzeni coworkingowej, czyli hot desk oraz biurka dedykowane.
Hot desk to, tzw. biurka „kto pierwszy, ten lepszy”. Na przestrzeni wspólnej wydzielone są strefy coworkingu, najemca decydujący się na hot desk może wybrać każde wolne miejsce na tej przestrzeni, poza biurkami dedykowanymi. Hot desk wiąże się z częstą zmianą biurka w zależności od dostępności. Tego typu miejsce pracy można wynająć w wielu budynkach, m.in.: Nowogrodzka Square, ETHOS, Business Garden, Crown Point, Equator IV oraz CEDET.
Biurko dedykowane to miejsce we wspólnej przestrzeni, które jest przypisane na wyłączność do konkretnej osoby. Najemca wybierający biurko dedykowane nie musi szukać codziennie nowego miejsca do pracy, ponieważ posiada zarezerwowane biurko. Budynki Moje Miejsce, Plac Małachowskiego, Kaleńska 5 oraz J200 oferują biurka dla osób, które preferują posiadanie stałego miejsca pracy.
Najemca w przestrzeni coworkingowej może korzystać ze wszystkich usług i udogodnień, które oferuje dana lokalizacja.
Przestrzenie coworkingowe sprzyjają nawiązywaniu kontaktów, zarówno biznesowych, jak i towarzyskich. W takim środowisku pracy, najemcy budują społeczność, która przeważnie nie występuje w przypadku prywatnych biur.
UDOGODNIENIA I USŁUGI
Biura serwisowane charakteryzuje szeroka oferta udogodnień oraz usług, które mogą różnić się od tych, które można spotkać w biurach tradycyjnych.
Podstawowe usługi w biurach serwisowanych to, m.in.:
- Recepcja
– Wielojęzyczna obsługa
– Dostępna całodobowo
– Przyjmowanie gości
– Obsługa spotkań biznesowych
– Usługa pocztowa (odbiór i wysyłka listów i paczek)
- Urządzenia biurowe
– Drukarka
– Skaner
– Kopiarka
– Niszczarka
– Bindownica
- Sale konferencyjne
– Różne wielkości (dopasowane do liczbyuczestników)
– Rzutnik multimedialny
– Tablice
– Serwis kawowy
– Catering
- Wspólna kuchnia
– Kawa
– Herbata
– Woda
– Ekspres do kawy
– Mikrofalówka
– Barista
- Inne
– WiFi/Internet
– Miejsca parkingowe
– Codzienny serwis sprzątający
– Infrastruktura IT
– Zaplecze techniczne dla rowerzystów (prysznice, stojaki na rowery, parkingi rowerowe i przechowalnie)
Dodatkowe usługi i udogodnienia, które można spotkać w wybranych lokalizacjach to, np.:
- Biura wirtualne
Biura wirtualne nie wiążą się z rzeczywistym wynajmem powierzchni biurowej. Dotyczą one wynajmu adresu wraz z pewnymi usługami, np. obsługą poczty oraz możliwością korzystania z sali konferencyjnych. Świetnie sprawdzą się dla osób na początku działalności lub tych pracujących mobilnie. Prestiżowe adresy, gdzie można skorzystać z usługi biura wirtualnego to, np. Q22, Plac Unii oraz Rondo 1.
- Globalny dostęp
Decydując się na biuro serwisowane lub przestrzeń coworkingową, w niektórych warszawskich lokalizacjach, poza wieloma udogodnieniami można uzyskać dostęp do globalnej sieci placówek. Jest to niezwykle korzystne dla osób, które często podróżują służbowo. Daje to możliwość korzystania z biur, sali konferencyjnych oraz salonów biznesowych we wszystkich lokalizacjach, które oferuje operator. Członkostwo w budynkach, takich jak, np. Hala Koszyki lub Browary Warszawskie, daje dostęp do innych lokalizacji w Europie i na świecie.
- Networking
Networking, czyli proces wymiany informacji pomiędzy użytkownikami przestrzeni pozwala na budowanie sieci kontaktów biznesowych oraz współpracę i wzajemną pomoc. Dla osób stawiających pierwsze kroki w biznesie wsparcie doświadczonych ekspertów jest niezwykle wartościowe i przydatne. W klasycznym biurze mogliby nie mieć możliwość na naukę od osób z wieloletnim doświadczeniem zawodowym. Często poza nieoficjalną współpracą, w ramach działań networkingowych organizowane są różnego rodzaju eventy i szkolenia prowadzone przez najemców lub operatora.
- Sala wellness
Pojęcie „Wellness” związane jest z równowagą umysłu oraz ciała. Sale wellness to przeważnie ciche prywatne pokoje, w których można, np. odbyć modlitwę lub medytować. Założenie sali wellness ma prowadzić do oczyszczenia umysłu z negatywnych emocji i stresu, tym samym zapewniając dobre samopoczucie.
- Przyjazne zwierzętom
W niektórych warszawskich lokalizacjach możliwe jest przyjście do pracy ze swoim zwierzęciem. Z pewnością będzie to bardzo ważne dla osób, które nie mają nikogo, kto mógłby wyprowadzić zwierzę na spacer lub je nakarmić.
- Strefy relaksu i gier
W strefach relaksu lub gier może pojawić się wiele ciekawych udogodnień, np. bilard, piłkarzyki, miejsce do trenowania jogi, miejsce do czytania, stoły do ping-ponga, itp.
- Budki telefoniczne
To niewielkie pomieszczenia, przypominające budkę telefoniczną, które pozwalają na odbycie rozmowy telefonicznej lub wideokonferencji w ciszy i spokoju.
- Pokój dla matki z dzieckiem
To zamykana na klucz, prywatna przestrzeń dla kobiet z małymi dziećmi. Jest zaaranżowana jako miejsce do odpoczynku lub nakarmienia dziecka. Przeważnie posiada, również umywalkę i lodówkę.
BIURA SERWISOWANE I COWORKING – DLA KOGO?
Biura serwisowane oraz przestrzenie coworkingowe nie mają jednej grupy docelowej. Różnorodność oferty takich biur sprawia, że sprawdzają się one dla różnych działalności.
Biura serwisowane są idealnym miejscem dla start-upów oraz małych i średnich przedsiębiorców, które szczególnie na początku działalności nie chcą wiązać się długoterminową umową. Start-upy mogą szybko się powiększać, dlatego istotne dla nich są elastyczne rozwiązania, czyli możliwość szybkiej zmiany lokalizacji lub powiększenia biura. Ponadto, brak doświadczenia w wynajmowaniu tradycyjnego biura, może wiązać się dla nich z ukrytymi kosztami, o których nie wiedzą. W przypadku biur elastycznych nie ma mowy o dodatkowych kosztach. Biura serwisowane stanowią idealną odpowiedź na potrzeby młodego przedsiębiorcy lub firmy.
Coraz częściej duże korporacje decydują się na biura serwisowane dla zespołów pracujących nad konkretnym projektem. Ze względu na elastyczne umowy, które można zawierać na krótszy okres czasu niż w przypadku klasycznych biur, można wynająć biuro na czas trwania projektu, czyli, np. kilka miesięcy.
Biura serwisowane mogą być odpowiednie dla firmy planujących ekspansję na nowe regiony lub kraje. Jest to bezpieczna opcja, ponieważ jeśli nowy oddział nie okażę się potrzebny, można szybko zrezygnować z umowy przy najmie krótkoterminowym. Daje to firmom możliwość rozeznania się na rynku, bez potrzeby długoterminowych decyzji, w postaci wynajmu tradycyjnego biura na kilka lat.
Firmy, które doświadczają gwałtownego wzrostu, a są zobowiązane umową długoterminową na biuro i nie mają możliwości powiększenia, często decydują się na biura serwisowane dla zespołów lub części pracowników. Oczywiście jest to rozwiązanie tymczasowe.
Sposób zaaranżowania biur serwisowanych sprzyja kreatywnej pracy, dlatego świetnie sprawdzi się dla osób zajmujących się, np. marketingiem.
W Polsce koncept biur serwisowanych oraz coworkingu nie występuje jeszcze w takiej skali, jak w Wielkiej Brytanii lub Stanach Zjednoczonych, jednak coraz bardziej się rozwija. Tradycyjny rynek najmu oraz biura serwisowane nie kolidują ze sobą, a uzupełniają się. Biura serwisowane i coworking stały się idealną odpowiedzią dla grupy najemców, która szuka elastycznych rozwiązań.
