Elastyczność to w obecnych czasach cecha, którą przedsiębiorcy cenią sobie najbardziej.
Biura elastyczne zwane też biurami serwisowanymi to produkt, na który przedsiębiorcy zaczęli patrzeć inaczej i dostrzegają w nim potencjał, który do tej pory nie był tak wyraźny. Choć tego typu biura na rynku nieruchomości znane są od lat, to swoisty renesans przechodzą właśnie teraz. Pandemia mocno zweryfikowała nasze potrzeby wynajmu powierzchni biurowej i rzuciła nowe światło na hierarchię budowanych latami wartości, co z pewnością potwierdzić może wielu przedsiębiorców. Zawieranie wieloletnich umów najmu ustępuje miejsca znacznie krótszym umowom, a możliwość wejścia „od zaraz” do już gotowego, w pełni urządzonego biura, z pewnością w niejednym przypadku, jest kartą przetargową. Hybrydowy system pracy staje się coraz bardziej popularny a aktualna sytuacja gospodarcza zmusiła firmy do znaczącego zmniejszenia zatrudnienia. Jednak, by móc mówić o zmianach jakie zaszły na rynku nieruchomości biurowych, musimy najpierw wyjaśnić kilka kwestii z nimi związanych. Czym są właściwie biura elastyczne? Jak wyglądała ich historia? Co to jest coworking? I przede wszystkim, jak w obecnych czasach rysuje się przyszłość biur elastycznych ? Odpowiedzi na te, jak i wiele innych pytań znajdziecie w naszym artykule.
Pierwsze miesiące pandemii były okresem, w którym większość przedsiębiorców zamknęła się w domach, a prym wiódł tzw. home office. Po prawie roku zmagań z COVID-19, wciąż świadomi zagrożenia właściciele firm, zdają się być bardziej świadomi faktu, iż sukcesu nie da się budować zza przysłowiowych „czterech ścian”. W tym właśnie wielu analityków rynku upatruje przyczynę wzrostu zainteresowania biurami elastycznymi i coworkingiem.
Do tej pory biura elastyczne zdawały się być domeną freelancerów, start-upów oraz niewielkich firm. Obecnie tendencja ta znacząco zmienia się. Większe firmy i część korporacji w hybrydowym modelu pracy odnaleźli złoty środek. Nie chcą oni tracić swoich dotychczasowych lokalizacji, jednak praca z domu nie zawsze jest na tyle efektywna, na ile by się chciało. Wynajmują oni zatem przestrzenie coworkingowe lub biura elastyczne dla swoich pracowników, by ci swoje obowiązki zawodowe mogli wypełniać w przestrzeniach ku temu przystosowanych. Prym wiedzie tu Warszawa, która według raportu Walter Herz „Coworking i biura serwisowane”, odpowiada za niemal 66% tego typu wynajmów. Na podium plasuje się również Kraków, w którym to wynajmem biur elastycznych przedstawia się w liczbie 13% ofert polskiego rynku. Stawkę zamyka Wrocław z wynikiem 7%, a czwarte miejsce przypadło tu w równej mierze miastu Poznań i Trójmiastu – 3%.
To, co przede wszystkim skłania przedsiębiorców do wynajmu powierzchni elastycznych, to rodzaj podpisywanych umów. Umowy te mogą być podpisywane są na krótkie okresy. Najkrótszy z możliwych to najczęściej miesiąc, choć spotkać można i takie, w których mowa o konkretnych dniach, a nawet godzinach wynajmu. Jest to bardzo duże ułatwienie w tak niepewnych i niestabilnych czasach. Dzięki takiemu rozwiązaniu przedsiębiorcy nie muszą wiązać się umową najmu na kilka lat, co w przypadku tak dynamicznie zmieniającej się sytuacji pandemicznej, jest ogromnym plusem.
Warto pamiętać również o wszelkich udogodnieniach, jakie oferują swoim najemcom biura elastyczne. Znajdziemy w nich wolny dostęp do aromatycznych herbat i pysznych kaw, profesjonalną obsługę recepcyjną czy choćby usługi kurierskie. W obecnej codzienności, gdy większość dotychczasowych miejsc spotkań pozostaje zamknięta, możliwość wypicia kawy w towarzystwie innych osób zdaje się być sytuacją na wagę złota.
Ważnym aspektem wynajmu biura elastycznego jest większa łatwość rozliczeń. Najemca nie musi dzielić swoich rozliczeń na koszty czynszu, opłat eksploatacyjnych i mediów. Płaci on jedną, z góry ustaloną kwotę, która zawiera wszelkie podstawowe opłaty. To bardzo duże udogodnienie sprawia, że właściciele firm jasno i z łatwością mogą zaplanować swoje budżety, nie martwiąc się o to, czy aby na pewno zawarli w nich wszelkie, ciążące na nich wydatki.
Czy zatem biura elastyczne i coworking są przyszłością? Zdecydowanie tak. Elastyczność to w obecnych czasach cecha, którą przedsiębiorcy cenią sobie najbardziej. Wynajem tego typu powierzchni znacząco zmniejsza ryzyko biznesowe i niesie wiele korzyści, które wymienione zostały w tymże artykule. Przewidujemy, że w przeciągu kilku najbliższych lat udział powierzchni elastycznych, w odniesieniu do tradycyjnego wynajmu znacząco wzrośnie. Zmiana będzie z pewnością bardzo zauważalna.
TROCHĘ HISTORII O BIURACH ELASTYCZNYCH I COWORKINGU
Pierwsze biura elastyczne powstały na początku lat 60-tych w Stanach Zjednoczonych, wraz z założeniem firmy OmniOffice Group Inc. Firma ta zajmowała się wynajmem specjalnych apartamentów dla kadr zarządzających. W 1966 roku na rynku pojawiły się kancelarie Paula Fegena. Oferowano tam powierzchnie biurową dla prawników, wyposażoną w meble, usługi recepcyjne, obsługę telefoniczną oraz sale konferencyjne. Już na początku lat 70-tych kancelarie prawne Paula Fegena, czyli, tzw. Fegen Suites, dostępne były w prawie 200 lokalizacji w 26 stanach.
Pod koniec lat 70-tych koncept biur elastycznych pojawił się poza Stanami Zjednoczonymi. Firma Servcorp oferowała tego typu biura w MLC Centre w australijskim Sydney. Początkowo na zasadach biur elastycznych wynajmowane była ¼ powierzchni budynku. Jednak, idea w pełni wyposażonych biur cieszyła się tak dużym zainteresowaniem, że firma zaczęła się szybko powiększać. Obecnie firma oferuje biura w ponad 160 lokalizacjach na całym świecie. W podobnym czasie, zaczęły pojawiać się, również pierwsze tego typu powierzchnie biurowe w Europie, a konkretniej w Londynie. Początkowo, w Wielkiej Brytanii biura elastyczne były wynajmowane głównie przez kancelarie adwokackie. Jednak, wraz ze wzrostem popularności tego konceptu, różnicowała się grupa najemców. Obecnie Stany Zjednoczone oraz Wielka Brytania oferują łącznie 60% wszystkich biur elastycznych na całym świecie.
Pojęcie „coworking” zostało stworzone dopiero w 1999 roku, przez pioniera teorii gier Bernarda de Kovena. W jego wypowiedzi coworking, miał oznaczać „współpracę na równi” („Working together as equals”). Obecnie coworking definiujemy jako część biura elastycznego, gdzie praca odbywa się na wspólnej przestrzeni. Pierwszy coworking otworzył się w sierpniu 2005 roku w San Francisco i oferował, m.in.: bezpłatne Wi-Fi, wspólne śniadania oraz wycieczki rowerowe. Dziś coworking to znacznie więcej możliwości. W jego ofercie znajdziemy również takie nowości jak cykliczne spotkania z mentorami i specjalistami z różnych branż, jak również wszelkiego rodzaju eventy, dające możliwość poszerzenia kontaktów biznesowych, a co za tym idzie, rozwoju własnej działalności.
BIURA ELASTYCZNE – CO TO JEST?
Biura elastyczne to biura z pełnym serwisem, czyli przygotowane do komfortowej pracy. Formuła takiego biura opiera się na założeniu, że najemca nie musi inwestować w ogóle w wyposażenie biura. Decydując się na biuro elastyczne, wraz z przestrzenią do pracy najemca otrzymuje pełen pakiet usług oraz udogodnień niezbędnych do funkcjonowania firmy np. korzystanie z sali konferencyjnych, internetu, drukarek, kopiarek, oferowana w cenie jest również kawa, herbata i inne napoje….
Dodatkowym atutem tego produktu są elastyczne i krótkoterminowe umowy najmu. Jeżeli, przykładowo pracujesz dwa razy w tygodniu, w biurach elastycznych, jest możliwość opłaty tylko i wyłącznie za rzeczywisty czas pracy, a nie za cały miesiąc. Ponadto, jeżeli pracujesz sam, nie musisz decydować się na całe biuro, ponieważ możesz wybrać miejsce w przestrzeni coworkingowej, tzw. Hot desk. Fakt, że przestrzenie w biurach elastycznych są w pełni wyposażone sprawia, że nie żadnych ponosisz kosztów wejścia oraz kosztów wyjścia.
Warto zauważyć, że przestrzenie te, to nie tylko najwyższej jakości sprzęt techniczny i meble dopasowane do potrzeb nawet najbardziej wymagających klientów, ale również wszelkiego rodzaju inne udogodnienia, sprzyjające jeszcze bardziej kreatywnej i niekonwencjonalnej pracy. W biurach serwisowanych znajdziemy np. mini ścianki wspinaczkowe, pokoje do gry zespołowej (np. gra w piłkarzyki, ping-pong) czy indywidualnej (do uprawiania boksu czy mini golfa), pokoje do ćwiczeń jogi, salki medytacyjne, znajdziemy też często strefy, w których można przebywać ze zwierzętami.
Krótkoterminowe umowy najmu w biurach elastycznych dają wachlarz możliwości w przedłużaniu kontraktu. Przykładowo, można przedłużać umowę co miesiąc i nie trzeba decydować się na kontrakty roczne lub dłuższe.
Firma może rozpocząć pracę w biurze elastycznym praktycznie od razu po podpisaniu umowy. Jest to możliwe, dzięki pełnemu wyposażeniu oraz przygotowaniu technicznemu, m.in.: okablowaniu powierzchni. Przygotowanie klasycznego biura do wynajmu zajmuje minimum miesiąc i może trwać nawet do 5 miesięcy.
Obecnie, na rynku cieszyć możemy się mnogością ofert biur elastycznych, które oferowane są m. in. przez takie sieci jak: NewWork, Regus, City Space, Business Link, Własne B czy WeWork i wiele innych.
COWORKING – CO TO JEST?
Coworking to produkt biur elastycznych, który wiąże się z pracą na wspólnej przestrzeni, co wspiera i dodaje elementy współpracy i tworzenia społeczności na obszarze roboczym. Możemy wymienić dwa rodzaje miejsc pracy w przestrzeni coworkingowej, czyli Hot desk oraz biurka dedykowane.
Hot desk to, tzw. biurka „kto pierwszy, ten lepszy”. Na przestrzeni wspólnej wydzielone są strefy coworkingu, najemca decydujący się na Hot desk może wybrać każde wolne miejsce na tej przestrzeni, poza biurkami dedykowanymi. Hot desk wiąże się z częstą zmianą biurka w zależności od dostępności.
Biurko dedykowane to miejsce we wspólnej przestrzeni coworkingowej, które jest przypisane na wyłączność do konkretnej osoby. Najemca wybierający biurko dedykowane nie musi szukać codziennie nowego miejsca do pracy, ponieważ posiada zarezerwowane biurko.
Najemca w przestrzeni coworkingowej może korzystać ze wszystkich usług i udogodnień, które oferuje dana lokalizacja.
Przestrzenie coworkingowe sprzyjają nawiązywaniu kontaktów, zarówno biznesowych, jak i towarzyskich. W takim środowisku pracy, najemcy budują społeczność, która przeważnie nie występuje żadnym innym przypadku.
