Biura elastyczne (flex offce) zwane również biurami serwisowanymi oraz coworking, od kilku lat, stają się coraz bardziej popularnym konceptem przestrzeni biurowej przeznaczonej do wynajmu w Polsce i na świecie. W USA oraz Wielkiej Brytanii biura te stanowią już ponad 30% rynku wynajmu biur. Czym charakteryzują się, jakie są różnice pomiędzy znanym od lat, klasycznym wynajmem biur a wynajmem biur elastycznych i coworkingowych, o tym dowiecie się z tego artykułu.
W ostatnich latach obserwujemy dynamiczny rozwój sektora powierzchni biur elastycznych oraz coworkingu. Coworking możemy zdefiniować jako miejsce indywidualnej pracy na wspólnej przestrzeni biurowej. Przestrzeń coworkingowa oferuje tzw. biurka dedykowane, czyli przypisane na wyłączność do najemcy. Najemca wybierający biurko dedykowane nie musi szukać codziennie nowego miejsca do pracy, ponieważ posiada zarezerwowane biurko wyłącznie dla siebie. Koncepcja coworkingu oferuje również wynajem tzw. Hot desk czyli najemca korzysta z aktualnie dostępnego biurka na wspólnej przestrzenie biurowej. Jest to stanowiska do pracy, które nie jest przydzielone konkretnej osobie. Przestrzeń coworkingowa jest bardzo popularna wśród przedsiębiorców prowadzących jedno lub kilku osobowe firmy. Firmy startup’owe również często korzystają z takiego wynajmu. Dodatkowo najemca może korzystać z wybranego pakietu usług, który oferuje wynajmujący.
Idea biur elastycznych (flex office) polega na wynajmie przestrzeni biurowej w jedno lub wieloosobowych pokojach wraz z wybranym pakietem usług. Wielu operatorów biur elastycznych organizuje eventy oraz szkolenia dla swoich najemców, które mają na celu integrację najemców oraz budowanie społeczności, która nie tylko spędza miło ze sobą czas ale współpracuje też biznesowo.
Biura elastyczne są produktem, na który przedsiębiorcy, w ostatnim okresie, zaczęli patrzeć inaczej i dostrzegają w nim potencjał, który do tej pory nie był tak wyraźny. Podejście do wynajmu biur zweryfikowała pandemia, która rzuciła nowe światło na hierarchię budowanych latami wartości biznesowych. Ważnym aspektem wynajmu biura stała się elastyczność, rozumiana jako możliwość szybkiego wynajęcia dodatkowej powierzchni (praktycznie z dnia na dzień) lub możliwość szybkiego zmniejszenia powierzchni biurowej lub wręcz rozwiązanie zawartej umowy najmu. To właśnie oferują biura elastyczne. Dlatego też przedsiębiorcy dostrzegli potencjał, który do tej pory nie był tak ważny i wyraźny.
Podstawowe usługi i udogodnienia oferowane w ramach umowy najmu przez wynajmujących:
– obsługa recepcyjna, przyjmowanie przesyłek pocztowych i kurierskich, przywitanie gości i obsługa spotkań biznesowych,
– rejestracja adresu firmy,
– korzystanie z infrastruktury telekomunikacyjnej oraz IT i internet,
– korzystanie z urządzeń biurowych – skanery, kopiarki, drukarki,
– korzystanie z salek do spotkań z klientami oraz wynajem sali konferencyjnych,
– korzystanie z budek telefonicznych,
– korzystanie z wyposażonej wspólnej kuchni, dostęp do napojów zimnych i gorących w ramach umowy najmu,
– sprzątanie powierzchni biurowej,
– korzystanie z organizowanych szkoleń oraz eventów dla najemców,
– korzystanie z miejsc parkingowych dla samochodów, motocykli oraz rowerów,
– korzystania ze wspólnej przestrzeni przeznaczonej do relaksu lub aktywności sportowych, które znajdują się na terenie wspólnej przestrzeni biurowej.
Biura elastyczne, mimo ponad 2-óch dekad obecności na polskim rynku nieruchomości biurowych, do niedawna, nie były tak popularne jak dzisiaj. Ogólnoświatowa sytuacja spowodowana pandemią zweryfikowała działalność wielu firm. Wiele branż odczuło boleśnie rok 2020 oraz 2021, dlatego też elastyczny wynajem wpisał się idealnie w aktualną, ogólnoświatową sytuację gospodarczą.
Czy biura elastyczne zastąpią tradycyjne biura? Analizy prowadzone w naszej firmie wskazują na wyraźny wzrost zainteresowania najemców konceptem biur elastycznych oraz coworkingowych. Niewątpliwie biura te stały się również bardzo ciekawą alternatywą dla pracy w domu lub w kawiarniach. Zapotrzebowanie na nie wciąż rośnie i aktualnie obserwujemy boom na rynku wynajmu flex offices.
Biura elastyczne lokalizowane są najczęściej w centralnych i prestiżowych lokalizacjach miast oraz biurowcach o wysokim standardzie. Zwykle powstają w miejscach z doskonałym dostępem do komunikacji miejskiej. Koncept ten, na razie, powstał głównie w większych miastach: w Warszawie, Krakowie, Wrocławiu, Łodzi, Trójmieście czy Poznaniu. Najwięcej elastycznych biur powstaje obecnie w Warszawie. Na drugim miejscu plasuje się Wrocław, a podium zamyka Łódź.
Obecnie biura te wybierane są przez firmy, które potrzebują gotowego do wprowadzenia miejsca do pracy. Są to przeważnie młode firmy składające się z kilku lub kilkunastu osób, potrzebujące elastycznego rozwiązania, bez inwestowania w wyposażenie biura oraz długoterminowych umów najmu. Inną grupą wynajmujących biura serwisowane są duże firmy potrzebujące osobnego miejsca dla zespołu na realizację projektu, a także oddziały regionalne firm z innych państw. Z zebranych danych możemy wyczytać, że coworking oraz biura serwisowane przeżywają obecnie lata swojej świetności, a przyczyną ich popularności są przede wszystkim branże związane z nowymi technologiami, branża kreatywna oraz startupy.
Możemy twierdzić, że coworking i elastyczne biura są przyszłością rynku wynajmu powierzchni biurowych. Elastyczność to w obecnych czasach cecha, którą przedsiębiorcy cenią sobie najbardziej. Wynajem tego typu powierzchni znacząco zmniejsza ryzyko biznesowe i przynosi wiele korzyści. Można przewidzieć, że w przeciągu kilku najbliższych lat udział biur elastycznych, w odniesieniu do tradycyjnego wynajmu znacząco wzrośnie. Niektóre analizy (informacja z raportu firm doradczych Cushman & Wakefield, JLL, Savills) wskazują na wzrost zainteresowania firm wynajmem tych biur wzroście od 300 do 500%. Wzrost ten przewidywano do 2025 roku, tak naprawdę staje się on rzeczywistością już teraz.
Największymi operatorami biur elastycznych oraz coworkingu są WeWork, NewWork, Regus, Mind Space, Omnioffice, Dago, BrainEmbassy.
